仕事の業務で「報告」「連絡」「相談」は必須です。
これらをスムーズに早く、「できるか」「できないか」で進捗や結果を、大きく左右します。
できる人は、何事もなかったように、さらっと上司、同僚、関係者と効率よく会話をして、業務をスムーズに進めます。
なぜ、できる人はスムーズに会話を進められるのでしょうか？
答えは、「報告」「連絡」「相談」の考え方に理由があったのです。
「報告」「連絡」「相談」は仕事のスピードを劇的に向上させます。
この記事では、雑談を利用して相手と関係を築き、「報告」「連絡」「相談」を気軽にできる方法を解説します。
マスターすると、「報告」「連絡」「相談」の悩みがなくなりますので積極的に実践しましょう。
考えすぎてませんか？
こんなことを考えた覚えはありませんか？
- 声をかける勇気がなく、質問することを後回しにしてしまう。
- 報告が苦手で、ついつい後回しにしてしまう。
- なれない相手で、なかなか声をかけられない。
- 「機嫌が悪かったらどうしよう」と考えてしまう。
- 「声をかけた時に冷たくされたらどうしよう」と考えてしまう。
- 聞けばすぐのことを、自分で無駄に調べてしまう。
- 勝手に解釈して、仕事を進めてしまう。
- 「相手に気を使ってしゃべらなくては」と思ってしまう。
会話を始める前に嫌なことを想像し、声を掛けられなかった記憶はありませんか？
できる人は考え方が違います
できる人はそんなことを考えてません。
できる人の考え方を知り、同じように行動することで、遅い人でもスピードが早くなったことを体感できます。
考え方を変え、同じように行動するだけなのです。
また、知るだけでも会話が楽になりますので、できる人の考え方を理解しましょう。
では、できる人は業務会話を、どのように考えて、行動しているのでしょうか？
一項目ずつ丁寧に説明しますので確認しましょう。
先に簡単に結論を言うと「体裁」と「メンツ」です。
「体裁」「メンツ」を考えることをやめるだけで、大きな結果が出るので、それを意識して読んでください。
また、会話の内容ではなく、会話を始める前の心構えが特に重要で、知るだけでも結果が大きく変わります。
会話前の心構え
会話の始まりは、声をかけるところから始まります。
仕事の遅い人は、声を掛けるのがとても苦手です。
「聞かないと」と心では思っていても、後回しになってませんか？
会話の目的を意識しましょう
業務会話の目的は、仕事をスムーズに進めることです。
これが本当に重要です。
他の事はどうでも良いのです。
例えば、
- こんなことを聞いたら恥ずかしい。
- 今更、聞けない。
- 以前に１度聞いたが、忘れてしまった・・・
- 年下に聞くのが恥ずかしい。
- 聞くと怒られる。
- 質問すると「負けた」気がするのでしたくない。
などと考えてませんか？
目的は、仕事を進めることです。
体裁、メンツは関係がありません。
「恥ずかしい」「悔しい」はありません。
恥を捨てるだけで仕事が進み、結果が出て成長します。
むしろ、成果が出るようになると、逆に仕事ができなくて「恥ずかしい」「悔しい」がなくなります。
自分の「体裁」「メンツ」が気になって聞けなかった記憶はありませんか？
この時点で、仕事を効率的に進めることよりも、体裁やメンツを優先してしまっているのです。
結果、仕事が遅れてしまうのです。
また、聞かないことで自分の知識が増えず成長もしません。
できる人は体裁やメンツは気にしません。
また、積極的に質問をして疑問を解消しますので、仕事がスムーズに進みます。
また、人から知識を得ることで成長し、次回、今まで以上に本領を発揮できるのです。
会話の目的を意識しましょう。
質問は、自分の疑問を解決することを目的として、その他のことを気にするのはやめて行動しましょう。
重要なので何度も言います。
恥を捨てましょう。
恥だと思うから、恥なのです。
恥だと思わずそのまま仕事を続けると、すぐに忘れます。
気にするから、「恥をかいた」と記憶に残るのです。
すぐに忘れると、後に何でもなかったことを、後から実感できます。
「体裁」「メンツ」をなくしましょう。
無くすだけで仕事が早く進み、成長しますので「体裁」や「メンツ」を捨てる価値があるのです。
本当に仕事が進み、自分が成長したことを実感できます。
「体裁」「メンツ」「恥」を捨てましょう。
その瞬間は、少しだけ嫌な気持ちになることもありますが、その後、本当に多くの事でプラスになります。
また、慣れると本当に気にならなくなります。
会話を始める前から相手を嫌わない
会話を始める前から相手の事を嫌ってしまうと、会話を始めるのが嫌になります。
例えば、
- 嫌いな人なので、話したくない。
- 嫌われているので、話したくない。
- 性格が悪いと、うわさを聞いたので、話したくない。
- 仲の良い人が悪口を言っていたので、話したくない。
など、考えてませんか？
相手に「好き」「嫌い」の感情を抱いてはいけません。
仕事と性格の良し悪し、仲の良さは関係がありません。
仕事では「好き」「嫌い」は関係がなく、会話をする必要があるのです。
目的は疑問、問題を解消することです。
仕事が進みません。
初対面だと思って会話をしましょう。
初対面だと「好き」も「嫌い」もないですね。
最初から相手を嫌って会話を始めると、会話の態度に現れます。
また会話の後も引きずります。
「好き」「嫌い」を考えずに会話して、会話中になにがあっても考えず、忘れてください。
忘れることで、後に引きずらず仕事が進むので、気分が悪くなりません。
話しかけやすい人と、かけにくい人の差は、話しかける前に、相手をどう見ているかで、大きく左右されるのです。
「だまされた」と思って、普段から積極的にその人の良い所を探して、好きになってください。
想像以上に話しかけやすくなったことを実感できます。
会話中の心構え
会話中の心構えを知ると、会話が楽になります。
また、会話が楽になることで、会話を始めるゆううつからも開放されます。
沈黙を恐れない、間を気にしない
会話の間や沈黙は、気になります。
間ができると、
- 余計なことをしゃべってしまう
- 会話の途中で問題が解決していないのに、会話を終わらせてしまう
思い当たる方がいるのではないでしょうか？
間を気にしてはいけません。
間は重要です。
考える時間です。
間があるからこそ、良い回答、結果が出るのです。
間ができた場合は慌てず、逆手に取って、会話を思い返して、考える時間に使いましょう。
考えることで良い回答を得ることができたり、新たな疑問が湧いて質を高めることができます。
また、相手も、間に考えていますので会話を勝手に終わらせてはいけません。
つまり、間は自分、相手が考える時間です。
まったく気まずい時間ではないのです。
むしろとても大切な時間なのです。
間は重要です。
慌てず考える時間に使い、追加で質問する時間にしましょう。
お互いに考えることがなくなった時は、相手も会話終了のサインを出しますので、その時、会話を終わらせましょう。
悪いパターンは、間を気にしすぎて答えが出る前に会話を終わらせてしまったり、しゃべらなくても良いことをしゃべることです。
間を気にせず冷静に会話、討論をしましょう。
もし、間ができた時に、何も考えることがない場合は、何も考えず、その空気になれる練習の場にしましょう。
なれると沈黙の空気が苦にならなくなります。
普段から沈黙の間を恐れ、逃げていたから間になれないのです。
間から逃げず、体感してください。
慣れると、間が気にならなくなります。
性格の悪い人との会話
性格の悪い人への「報告」「連絡」「相談」は気が進みません。
業務の会話で感情は必要ありません。
常に冷静に、感情を忘れ、相手との会話だけに集中すると会話が楽になります。
ちなみに性格が悪いとは、
- 言い方が悪い人。
- いつも機嫌、態度が悪い人
- 「話しかけるな」的な態度を取る人
- すぐに怒る人
- 大きな声で脅かす人
- すぐにギャンギャン言う人
周りを見渡すとこんな人はいます。
言い方の悪い人
会話をしているだけで、言い方の悪い人がいます。
性格の悪い人は「そんなことも知らないの？」「前に言いましたけど」と嫌みを言う人もいます。
そんな時、都度、感情的に反応したり、怒ったり、反抗したりしてはいけません。
さらっと「すみません」と言ってしまえば、相手は、それ以上突っ込んでこないでしょう。
相手は「ただ勝ちたい」「相手を負かしたい」とストレスを解消したいのです。
いい迷惑ですね。
逆に反抗したり、言い訳をしたりすると、口論に発展することもあります。
こういう方は、負けず嫌いが多いので、逆に反抗すると、負けを認めませんので、時間の無駄です。
口論の時間が、無駄になってしまいます。
また、その後、ギクシャクしますので、質問しづらくなります。
仕事が進むなら、何を言われても、回答を得れば良いのです。
小さな嫌なことで、大きな成果を得られますので逆にお得です。
目的は、回答を得て、仕事を進めることです。
回答が得られるのであれば、他はどうでも良いのです。
また、何を言われても、その後、引きずってはいけません、再びフラットな気持ちで話しかけて、疑問を解消しましょう。
機嫌、態度が悪い人、すぐに怒る人
冷静に相手に流されず、淡々と会話をしましょう。
相手が怒たり、機嫌が悪くても、反応せず、要件だけを伝えましょう。
相手が怒っていると、その理不尽さにこちらも怒たり、相手を恐れてはいけません。
心を落ち着かせて冷静に要件を伝えましょう。
要件だけを伝えたい相手の場合は、会話を始める前に、伝える内容を、頭の中で朗読してから話しかけると良いでしょう。
また、報告なら最初に「報告です」と言ってしまえば「だからなに？」と言われることもないでしょう。
大きな声で脅かす人
相手の声のトーン、大きさで感情を揺さぶられないようにしましょう
声が大きかったり、いかにも嫌な言い方をする方の場合、イライラしてこちらの声も大きくなったり、嫌な感情を込めて返答してしまいます。
また、時には、伸縮してしまうこともあります。
スルーしましょう。
声を右から左へ流す感じで受け止めるをやめましょう。
また、いつも以上に冷静さを保ちましょう。
こちらが冷静を保つと、相手も、その空気に気づき落ち着きを戻します。
すぐにギャンギャン言う人
たまに、小さな失敗や、ちょっとした気に食わないことで、すぐに怒る方がいます。
すぐに怒る方と一緒に仕事をする度に、伸縮していては体が持ちません。
そんな時は、怖いモンスターを想像するから駄目なのです。
小動物がキャンキャンと言っている所を想像しましょう。
また、小鳥がピーチク、パーチクと鳴いている所を想像しても良いでしょう。
ただし、芝居で問題はありませんので、反省する態度、すみませんの態度は必ず出しましょう。
そこで、反省する態度を示さないと、ますます相手はヒートアップしますので、気を付けましょう。
まとめると
ここでも目的を意識しましょう。
質問なら、相手から答えを聞き出すことに注力しましょう。
「すみません」の一言で解決するなら、それで良いのです。
「体裁」や「メンツ」を優先して答えを聞きそびれるのはやめましょう。
何かを言われたりした時に、嫌な気分になるのは、相手の言ったことを受け止めるからなのです。
受け止めず、必ずスルーしてください。
スルーすることで、すぐに忘れます。
その後、ストレスのない自分に気づきます。
最後に
今後は、これらを頭に入れて「報告」「連絡」「相談」をしてください。
最初はうまくできないこともありますが、まずはここで言っている意味を理解できます。
まずは理解することで、実践することの意味が分かります。
やる価値が分かれば、嫌でも実行したくなります。
駄目だと嘆いている時間があったら、駄目元で試しましょう。
もっと良い方法が見つかることもあります。